La planification

Je reçois, avec plaisir, des messages très enthousiastes de participants qui testent dès le troisième jour « la vie à contretemps ». J’ai également de nombreux témoignages sur la prise de conscience de la procrastination (enfin nommée). Beaucoup parlent du bénéfice que leur apportent les listes.

Si à l’image de ces participants, vous avez commencé à personnaliser avec succès certaines idées, faites-moi confiance, ces quelques suggestions de planification vont décupler votre nouveau pouvoir.

Comment planifier ?

Commencez par établir une grande liste de choses à faire. Ne lésinez pas sur la quantité… Pondérez ensuite le degré d’urgence et d’importance de chaque item (note de 0 à 3). Enfin, reportez sur une autre liste (la liste du jour) les tâches les plus urgentes et importantes en estimant la durée nécessaire pour les accomplir.

• Planifiez 50% de votre journée, 60% maximum. Il y aura forcément des interruptions et des prolongations.
• Planifiez entre 7 et 10 tâches. Si 50% d’une journée vous semble trop court, cela signifie que vos tâches sont trop globales : découpez-les en sous-tâches plus précises, et replanifiez entre 7 et 10 tâches par jour.
• Si certaines tâches sont exécutables en quelques minutes, elles sont trop fines. Regroupez-les et replanifiez 7 à 10 tâches !
• Lorsque vous parvenez à planifier entre 7 et 10 tâches sur 50% de votre temps de travail, la planification est terminée.

Il faut environ 15 minutes pour planifier les tâches d’une journée. Le bénéfice est inestimable. Certains cadres parlent de 3 fois plus de tâches réalisées par semaine, depuis qu’ils ont appris à optimiser leur planification.

Passons à présent à l’exécution des tâches :

• Lorsque vous avez commencé une tâche, terminez-la ! Evitez de surfer sur Internet, de répondre à vos e-mails, de faire une pause ou de répondre au téléphone pendant son exécution. En cas d’urgence, posez-vous la question suivante : « que se passerait-il si je finissais ma tâche avant de réagir ? » Vous constaterez souvent que la véritable urgence est votre travail en cours.
• Si une tâche n’est pas réalisable à cause d’un manque d’informations, ajournez-la si possible, et planifiez l’acquisition de ces informations. C’est une sous-tâche qui mérite une planification et un traitement à part entière. Si vous ne pouvez l’ajourner, prenez le temps qu’il faut pour acquérir l’information, et si nécessaire, ajournez une autre tâche, en lui trouvant une place précise (replanifiez !).
• Lorsqu’une tâche est terminée, barrez-là ! Vous éprouverez un sentiment de satisfaction, qui sera doublé en fin de journée lorsque toute la feuille sera barrée.

Une fois de plus, ce sont les listes et le transfert d’items d’une liste à l’autre qui vous feront gagner du temps. Une liste de tâches sur un traitement de textes est pratique pour faire des copier-coller entre listes. Soyez écolo : n’imprimez pas les listes intermédiaires (seulement la liste du jour).